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2024年11月24日
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目前，我國正在推行新型城鎮化建設，強調以人為本，然而我們的檔案管理僵化、神秘封閉，以及對流動人員檔案實行人檔分離、收費管理，與我國經濟市場化、社會城鎮化進程極不匹配。
在我國快速的城市化進程下，人才流動日益加大，遺棄檔案的現象也越來越多，有近四成高學歷求職者成為“棄檔族”。通過調查，我們發現在國家政府部門、事業單位、國有企業，人事檔案的重視程度很高，而在這一體制之外由人才服務中心代理的人事檔案卻被棄之不顧，而且數量不在少數。
隨著社會和時代的變遷、就業渠道的多元化、崗位流動的頻繁性，人檔分離的檔案管理使得檔案的維護更新滯后，加上轉遞手續繁瑣，加劇了人事檔案信息的陳舊與失真，讓檔案的功能喪失。
業內人士指出：不管是在職人員還是流動人員，不管是國有單位還是非公組織，檔案內容和管理方式大同小異，的確值得我們深思。
人事檔案真的就成了食之無味、棄之可惜的雞肋嗎？在新形勢下，人事檔案的命運會如何呢？
現實：棄檔族讓檔案管理機構處境尷尬
“我在北京工作，但戶口在外地。我的人事檔案在10年前由我的單位從我戶口所在地調到了全國人才交流中心。由于從原單位辭職，我換到新的單位，檔案就一直放在全國人才交流中心沒再過問。
前幾天我突然想起我的檔案了，給全國人才交流中心打了個電話，對方讓我帶身份證去查檔案是否存在。我拿著身份證去了，檔案居然還在呢。不過，我得交清檔案管理費和滯納金，而且由我戶籍所在地的人才代理中心開介紹信轉回去。
10年了，我到現在壓根就沒用過檔案。這錢交還是不交呢？這檔案是轉還是不轉呢？這檔案還要不要呢？”
這是一個棄檔族的講述，也是很多人對人事檔案的困惑。
隨著人才流動的加大，遺棄檔案的現象也越來越多，有近四成高學歷求職者成為類似的“棄檔族”。某人才服務中心代理的人事檔案中，將近一半的檔案被遺棄，其中存放時間最長的已達10年，至今無人問津。
在城市化網社區頻道網友發布的一份“曬曬被遺棄的檔案”帖子，我們發現今年遵義市人才交流服務中心共有應往屆畢業生檔案10000多份，其中有3000份因無人認領而“酣睡”，約占總數的30%。
棄檔族已經讓檔案管理機構的處境尷尬。據嘉興市人才交流中心人事代理部部長林瑯介紹，市本級人才交流中心現保存檔案4萬余份，粗略統計，僅失去聯系即欠費5年以上的，就有5000份左右。但是由于現在高校畢業生逐年增多，市人才交流中心每年新增的檔案越來越多，每年新增檔案平均有四五千份。
通過調查，我們發現在國家政府部門、事業單位、國有企業，人事檔案的重視程度很高，而在這一體制之外由人才服務中心代理的人事檔案卻被棄之不顧，而且數量不在少數。
在采訪中，我們了解到很多公司沒有強制性要求員工提供人事檔案。在一個不到十人的公司，老板幾乎每年都會通知員工將人事檔案調到單位，但除了老板一個人有檔案，員工的檔案遲遲沒有調入。究其原因，有的員工本身就沒有檔案，有的不知道自己的檔案在哪兒，有的感覺檔案轉移一點用都沒有。
人事檔案被用人單位所忽略已是不爭的事實。“作為獵頭公司，我們基本不怎么看檔案。”北京騰駒達管理顧問有限公司董事長、國際人力資本網總裁景素奇從事人力資源工作這么多年，他指出現在的極端現象是有相當一部分人將人事檔案放在自己手上。
背后：檔案緣何被視為雞肋？
曾經決定個人命運的人事檔案被當代年輕人視為雞肋、被有些用人單位所忽略。是現代人的意識太差還是另有隱情？來看看相關專業人士的見解。
北京人才資源開發協會會長馬仲良在接受《城市化》雜志采訪時將檔案被遺棄的原因歸結為檔案的使用不到位，而且人們對檔案的重要性缺乏了解和認識，也就不重視自己的檔案。他說：“一旦檔案和誠信聯系起來，其使用會越來越多。”同時，他也認為轉檔案的程序繁瑣、落后，人們沒那么多時間，也嫌麻煩。“應該服務到位，減少繁瑣的手續。”
“現在人事檔案被不少人拋棄是很正常的，這不僅僅是使用不當的問題。”中國人事科學研究院事業單位人事管理研究室主任李建鐘則認為，傳統人事檔案自身的管理方式和功能已經不能適應現在市場經濟體制的要求。他說：“人事檔案的主要功能是為用人單位的人員管理服務的，是人力資源管理的工具，不應承擔社會管理的功能。傳統體制下的檔案管理是國有單位的管理方式，現在非公經濟組織就業規模已經大大超過國有單位，再繼續用國有單位的檔案管理方式進行干預其他經濟組織的管理，顯然是不合適的，也是不需要、不應該的。”他指出，現在人事檔案的管理仍然沿用以干部檔案管理為主導的單一的國有單位檔案管理模式，這是我國人事檔案制度改革需要解決的最迫切、最根本的問題。
景素奇說檔案被遺棄是社會進步的表現，說明檔案已不是人的全部。“因為在過去檔案限制了人的一生。”這是中國體制下的檔案管理二元化造成的，也是競爭不充分造成的。從馬仲良講述的人事檔案的三個發展階段，我們可見一斑：在改革開放前特別是文革時期對人事檔案非常重視，而且從政治的高度去重視，“那時不得了的，說一句話就會出問題，這是對檔案從政治斗爭的角度去重視。”第二個歷史階段即改革開放初期對檔案還是比較重視的，因為沒有市場化，工作單位接收檔案。第三個階段是人力資源過度市場化，除了國家機關、國有企業、事業單位之外，全部交給市場，國家撒手不管。
有網友則評價為，現在的人事檔案管理是權力尋租的灰色地帶，也是中國惡習的冰山一角。“許多人力資源公司不思進取，民營人力公司干好也沒用，中國的民營企業、小微企業、農民工根本不在乎檔案會怎么樣，也不想交檔案管理費。”的確，國家只重視對國家有用的那部分人員的檔案（包括公務員、事業單位和國企的員工），民營企業好像是二等公民。“對企業忽略檔案的行為沒有任何管制和處罰機制，自由得很。如果企業不能盈利或微利時，個體老板根本就不想替員工出檔案代理管理費。”
質疑：檔案到底還有沒有用？
“要？還是不要？這是個問題。”這一經典獨白從某種程度上反應了時下人們對待人事檔案的一種態度。
的確，類似“檔案被丟棄在全國人才中心快10年了，我就沒用過一次”這樣的群體不在少數，他們勢必會對曾經決定個人命運的檔案的用處產生質疑。
人事檔案在哪些地方能派上用場呢？根據我國的現行體制，很多時候是要用到人事檔案的，比如轉正定級、職稱評定、報考公務員、因公出國、退休認定等，檔案是最好的證明。馬仲良也談到自己在工作經歷中用到檔案的地方有入黨、調動工作、提級、漲工資、退休定級。他說：“退休金的標準會參照檔案的記錄。如果查不到檔案，就參照最低的標準，以后領取退休金就會造成一定損失，應該讓人們對自己的檔案有所重視。”
“檔”到用時方恨少！有位網友講述了自己的遭遇：“2005年我從某建筑學校畢業后，進了一家建筑公司工作。由于公司沒提檔案的事，我就將檔案委托市人才交流中心保管，便再也沒理它了。但是前段時間，公司派我到國外學習建筑設計，在政審這一關因檔案問題遇到了麻煩，最后出國的事情只好一拖再拖。本來覺得檔案沒什么用的，要用起來了，真是要人命。”
目前辦理參保事宜時并不需要查看本人檔案，但是退休時可能還需要檔案。某市社保局相關負責人在接受記者采訪時說，由于社保要連續繳夠15年方可在退休年齡辦理，但目前還沒有從1998年7月開始繳夠15年養老保險的參保人員出現，現在也沒有相關細則出來，所以還是要按照現有的規章制度執行。也就是說，1998年7月以前參加工作的這部分人，在辦理退休手續的時候，必須提供人事檔案。因為1998年7月之前的社保利益的多少，必須依賴檔案記載的內容確定。
為此，有好心人士提出忠告：目前，我國的檔案制度仍然與戶口制度、福利制度掛鉤，隨意遺棄檔案勢必會對個人工齡認定、職稱評定、各類審查、招考錄取等造成影響和損失。
盡管如此，這似乎打消不了眼下很多人對檔案用處的疑慮。有人提出質疑：我準備自己做點生意，人事檔案還要不要去委托保留呢？還有人質疑：我不考研、不考公務員、也不去事業單位、國企上班，還有必要年復一年地給人事代理中心交檔案管理費嗎？
李建鐘客觀地指出，人事檔案的管理在國有企業、國家單位、事業單位還是很有必要。不過，對非公經濟組織的個人而言，現行的人事檔案管理已失去意義。他說：“在對當前流動人員檔案管理中，大家習以為常的工作是為流動人員調整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等，但這些做法事實上是經不起推敲的。”
對于目前人事檔案的相關附加作用，李建鐘一一進行了剖析。
從調整檔案工資看，流動人員已經辭職離開國有單位或根本沒有進過國有單位，與國有單位已經沒有人事或勞動關系，按照黨政機關、事業單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫餅充饑、畫蛇添足；
從職稱評審看，職稱作為專業技術職務，只有在國有事業單位相應崗位上工作才有意義，有關機構擅自擴大評審范圍是造成職稱工作混亂的一個重要原因，而職業資格考試實行的是個人報名，考試測評的方式，個人考試成績和結果應由考試機構負責保存，根本不需要檔案管理單位的參與；
從合同鑒證看，鑒證屬于勞動行政部門的委托業務，與檔案本身無直接關系；
從社會保險看，我國憲法已規定，國家為公民提供社會保障，在公民繳納保險費用時，應該有相關記錄，不應根據公民是否有檔案來決定是否提供保障；
從出國政審看，在傳統體制下，個人長期在一個單位工作，單位對自己的工作人員也比較熟悉，但在“人檔分離”、人員流動大的情況下，人事檔案不能及時更新，仍由單位或檔案所在機構提供證明，實際已經難以保證其可靠性，這也是對政審的不負責任。
猜想：人事檔案未來命運的n種可能
命運1：取消現有的收費模式
目前，我國對人事檔案的管理是極度兩極分化：對國家公務員、事業單位人員、國企職工，執行傳統嚴格的檔案管理制度、由國家財政支付；而對非公企業人員的檔案管理放任其市場化，一切交由人才代理中心，實行收費管理。而我國對流動人員檔案代理收入也成為很多國有人才代理機構的主要收入來源，幾乎占到總收入的七到八成。
李建鐘分析說：在改革開放初期，這種收費管理辦法對于促進人才合理流動、解除流動人員的后顧之憂發揮了積極作用，但隨著時間的推移和形勢的變化，這種管理模式的弊端也逐步顯現出來。他舉例說，目前，流動人員檔案的保管、使用、調出，都需交納費用，如開一個證明要交100-300元，“加急”（當天出具證明）還要收所謂的加急費，檔案調出要交調檔費，為流動人員調檔案 工資要交“轉正定級費”，評職稱要交評審費等等。
與國有單位固定人員相比，流動人員不僅在市場就業面臨種種風險，還要年復一年地交檔案管理費，增加了其經濟負擔，無疑提高了人才市場的流動成本；而檔案管理費讓非公企業承擔，也顯得不公平。
基于這樣的現狀，對檔案管理的收費模式該不該取消的問題擺在了人們面前。網友“帶刺的玫瑰”在城市化網社區頻道發帖：“我感覺應該取消檔案代理的收費，不然有失公平！對流動人員人事檔案的管理應該作為國家的一項公共服務，全部納入國家的公共財政支持，不應該體制內外有別。”馬仲良也坦言：“檔案管理應該作為國家基本公共服務的一項內容，由國家財政來支付，不應該讓個人來交費，也不應該由單位來承擔。”
但李建鐘認為，讓財政為檔案付費也不是辦法，得問問納稅人是否同意為一個無意義、無價值的東西付費，解決的根本就是取消這類不為社會所需的所謂的“公共服務”。
命運2：非公企業擁有檔案管理權
盡管有關規定沒有明確說明非國有單位是否擁有建立和保管其職工檔案的權利，但根據《流動人員檔案管理規定》，流動人員實際包括了除在職的公職人員以外的所有人員，而這些人員所在的單位，如外商投資企業、鄉鎮企業、區街企業、民營科技企業、私營企業等非國有企業，也因此沒有人事檔案的管理權限。
未來，我國非公企業將擁有檔案管理權，打破現有人事檔案管理的壟斷地位。正如李建鐘所言：“隨著我國所有制結構的變化，非公經濟組織在我國社會經濟生活中扮演著越來越重要的角色，其職工人數不斷增加。單一的管理模式和集中的管理權限使我國人事檔案管理制度與建立市場經濟體制的要求產生了巨大的矛盾，難以適應多種所有制經濟共同發展的需要。”他認為，人事檔案管理作為現代人力資源管理的一項基本職能，是整個組織管理不可分割的一部分。現行的“流動人員”人事檔案管理辦法，剝奪了非公組織的人事檔案管理權限，侵犯了其自主用人的合法權利，對非公組織構成了嚴重的歧視，不符合市場公平競爭的原則。
同樣，馬仲良建議把人事檔案管理納入政府公共職能服務的范疇，同時，對于具體承擔人事檔案管理的單位和機構應減少壟斷，增加競爭，提高服務質量。
命運3：檔案電子化
牛皮紙檔案袋里裝幾頁紙或幾十頁紙，形式、內容顯得單一。這就是我們傳統的檔案。而且傳統的查檔案的方法太笨拙，完全跟不上信息化的發展。
在城市化網社區中，“帶刺的玫瑰”發表了如下見解：在信息化的數字時代，傳統的紙質檔案應該有“電子升級版”。而且，一成不變的牛皮紙的檔案袋也該改改包裝了。要是還躺在檔案柜子里安逸地睡大覺，遲早是要出局的!
在采訪中，絕大部分人認為必須向西方學習。電子信息卡包括人一生成長的所有的記錄，這是發展方向。景素奇表示：從紙質檔案到電子信息卡存在過度期。關鍵是國家層面，應建立電子信息化檔案。西方的管理已經很成熟，模仿就可以。
馬仲良也建議學習發達國家對人員信息進行管理的先進方法。他說：“在美國，現代化的檔案是個人信息卡，其中包括：納稅信息，表明個人對國家的貢獻；犯罪，即遵守法律的情況；個人的經歷、信用（是否誠信）；居住地點、工作單位、收入等信息的變化都會在卡片中體現。一個人走到哪里信息卡片就跟到哪里，不需要專門的機構和單位來保管紙質檔案，在網絡上有專門的地方進行儲存和管理。”
人事檔案的歷史沿革
我國現行人事檔案制度是由戰爭年代干部履歷材料和證明材料發展而來的。早期的干部檔案只有一兩份材料，由組織部門將百十來人的檔案裝訂在一起，統一保存。后來干部的材料多了，便以個人為單位裝在牛皮紙袋里，編上統一的檔號，并按序號放在木箱內，查找起來較為方便。建國后，以此為基礎，逐步形成了現今較為完備的人事檔案制度。
從人事檔案的發展演變過程看，我國的人事檔案主要是為黨、政、軍等各級各類干部的管理服務的。1940年11月7日，總政治部《關于干部工作的第三號指示》中指出:“為了干部的提升和審查，必須熟悉軍隊中的干部的歷史和現實表現，各級政治組織都有收集、保管干部各種材料的責任。”可見，早期人事檔案管理的目的是“為了干部的提升和審查”。
建國后，通過對官僚資本主義和民族資本主義企業的社會主義改造，我國建立了以公有制為基礎的計劃經濟體制。傳統的以黨政干部為主體的人事檔案，適用的范圍逐步擴大，從機關干部到國有企事業單位的職工，從在職人員到在校學生，包括了除農民以外的所有人員。但是，目前人事檔案的管理仍然沿用、仿照干部檔案的管理模式。
