《辦法》規定,住房保障檔案分為住房保障對象檔案和住房保障房源檔案。住房保障對象檔案指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個人的檔案材料;住房保障房源檔案指已分配使用的保障性住房的檔案材料。住房保障對象檔案按照“一戶一檔”、住房保障房源檔案按照“一套一檔”的原則進行歸檔管理。住房保障檔案管理機構應當對歸集的檔案材料進行查驗,確保其符合檔案管理要求;定期對已歸檔的住房保障檔案進行檢查,發現檔案毀損或丟失的按規定采取補救措施。
《辦法》要求各市、縣級人民政府住房保障主管部門應當依法建立住房保障檔案信息利用制度,利用住房保障檔案信息,為住房保障申請、審核、分配、復核、退出等管理工作服務,為房屋管理、使用、維護提供依據,為住房保障管理信息系統建設提供支持。住房保障檔案信息公開、利用和查詢中涉及國家秘密、個人隱私和商業秘密的,應當嚴格執行法律法規的保密規定。查詢、利用所獲得的檔案信息不得對外泄露或者散布,不得不正當使用,不得損害住房保障對象的合法權益。各級住房保障主管部門應當切實履行職責,對住房保障檔案管理工作進行監督檢查,對違法違規行為責令限期改正。